MOBILITY TOOL vprašanja in odgovori
1. Izgubila sem uporabniško ime in geslo za vstop v sistem MT. Kaj storiti?
2. Ravnokar sem prejela email od koordinatorice projekta, da je zasledila v spletni aplikaciji, da moje poročilo ni bilo sprejeto. Zanima me, če ste moje poročilo o mobilnosti prejeli.
3. Ali morajo spremljevalne osebe tudi izpolniti poročilo kot udeleženec mobilnosti?
4. Ali lahko pošljem zahteve za poročila udeležencem še preden v MT vnesem proračun?
5. Pri spremljevalni osebi ni pod Vrsto udeleženca izbrano nobeno področje – je to pravilno?
6. Ali je potrebno poročilo udeleženca oddati v roku 30 ali v roku 60 dni po zaključeni mobilnosti?
7. Pri pregledu poročil udeležencev sem opazila, da je prišlo do napake pri točki C.2.7.2 – Certificiranje.
8. Registrirala sem se v ECAS, da bi se prijavila orodje Mobility tool. Ob prijavi se je izpisalo naslednje sistemsko sporočilo:"Welcome to Mobility Tool! It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information." Ali lahko prosim preverite kaj bi bilo lahko narobe?
9. Zanima me tudi, kako spremeniti podatke, ki jih je sistem vnesel v končno poročilo (kasneje sem ugotovila napake, finance, izobrazba ipd. )?
10. Imam težave pri določanju stopnje izobrazbe udeležencev mobilnosti. Kam spadajo naslednje: inženirji 1. stopnje – višješolski študij (2 leti študija), diplomirani inženirji – visokošolski (3 leta študija), univerzitetni diplomirani inženirji (4 leta študija) ?
11. Včeraj smo poslali enemu od udeležencev mednarodne izmenjave po sistemu Mobility Tool obrazec za izpolnitev njegovega poročila, vendar ga še ni dobil. V našem sistemu ima ta udeleženec v zavihku zahteva za poročilo status ZAHTEVAN.
12. Udeleženka mobilnosti je poskušala oddati poročilo v priponki, pa ji napiše ERR – 03.
13. Nikakor ne morem vnesti podatkov za proračun udeležencev – za pot in bivanje. Kakorkoli poskušam, dobim odgovor: potovanje ni številčna vrednost, bivanje ni številčna vrednost ...
14. Ali mora biti finančno poročilo končano preden se lotim končnega?
15. Kaj pomenijo statusi pri poročilih udeležencev?
16. Nekateri udeleženci mobilnosti so po elektronski pošti dobili mail, v katerem naj bi bil v priponki obrazec za poročilo, a priponke ni bilo.
17. Kontaktna oseba, navedena v prijavnici, žal v projektu ne more sodelovati, zato smo določili novo. Pri prijavi v sistem ECAS smo za podatek spremenili. Pri poskusih vstopa v Mobility Tool pa se pojavi sporočilo, da vloga te osebe v operaciji ni prepoznana.
18. V orodju MT sem poskusila spremeniti telefonsko številko, pa ne morem shraniti sprememb. Ne glede na vpis se izpiše, da je številka narobnega formata, tudi če ne spremenim nič in skušam shraniti spremembe, se izpiše isto.
1. Izgubila sem uporabniško ime in geslo za vstop v sistem MT. Kaj storiti?
Če ste izgubili uporabniško ime in geslo, si ga morate ponovno generirati v ECAS sistemu.
2. Ravnokar sem prejela email od koordinatorice projekta, da je zasledila v spletni aplikaciji, da moje poročilo ni bilo sprejeto. Zanima me, če ste moje poročilo o mobilnosti prejeli.
Ko udeleženec odda poročilo, se v orodju MT pojavi status NA ČAKANJU (PENDING), kar pomeni, da ga mora koordinator sedaj pregledati. Ko ga koordinator pregleda in odobri, se status spremeni v SPREJET.
3. Ali morajo spremljevalne osebe tudi izpolniti poročilo kot udeleženec mobilnosti?
Ne. Spremljevalne osebe le vnesete med udeležence, da lahko zanje vnesete tudi finance. Poročila pa jim ni potrebno izpolniti.
4. Ali lahko pošljem zahteve za poročila udeležencem še preden v MT vnesem proračun?
Vnašanje proračuna ni povezano s pripravo poročila za udeleženca, tako, da lahko zahteve za poročila udeležencem pošljete že prej.
5. Pri spremljevalni osebi ni pod Vrsto udeleženca izbrano nobeno področje – je to pravilno?
Da, to je pravilno.
6. Ali je potrebno poročilo udeleženca oddati v roku 30 ali v roku 60 dni po zaključeni mobilnosti?
Za oddajo poročila udeleženca ni predvidenega roka, zaželeno pa je čim prej po zaključku mobilnosti. Sistem je nastavljen tako, da morajo biti vsa poročila potrjena s strani koordinatorja, preden se začne pripravljati obrazec za končno poročilo.
7. Pri pregledu poročil udeležencev sem opazila, da je prišlo do napake pri točki C.2.7.2 – Certificiranje.
Če ste v poslanem vprašalniku našli napako morate pripraviti novega. Pomembno pri tem je, da udeleženci izpolnjujejo vprašalnik, ki jim ga pošljete na novo (ne dopolnjujejo starega!).
8. Registrirala sem se v ECAS, da bi se prijavila orodje Mobility tool. Ob prijavi se je izpisalo naslednje sistemsko sporočilo:Welcome to Mobility Tool!It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information.
Ali lahko prosim preverite kaj bi bilo lahko narobe? V tem primeru sta dve možnosti.
Prva je, da podatki še niso bili prenešeni v orodje Mobility Tool, zato niste mogli do orodja. V tem primeru predhodno koordinator projekta na svoj elektronski naslov, ki ga je zapisal v prijavnico, ni prejel maila z navodili. V tem primeru kontaktirate CMEPIUS, da bomo podatke prenesli.
Druga možnost pa je, da ste se želeli v orodje MT vpisati z drugim uporabniškim imenom (mailom) kot ste ga navedli v prijavnico. Pogosto je namreč, da ste v prijavnici navedli svoj službeni elektronski naslov, ob prijavi v orodje MT pa želeli uporabiti osebnega. Tako za ECAS kot za orodje MT morate uporabiti isti elektronski naslov.
9. Zanima me tudi, kako spremeniti podatke, ki jih je sistem vnesel v končno poročilo (kasneje sem ugotovila napake, finance, izobrazba ipd. )?
Podatki se v orodje MT prenesejo avtomatično iz prijavnice projekta in jih v samem obrazcu ne morete spreminjati.
Najprej spremenite podatke v orodju MT in nato kreirajte nov obrazec za poročanje.
Žal to tudi pomeni, da izgubite vse vsebinske odgovore, ki ste jih vnesli v star obrazec, zato vam priporočamo, da si vse že zapisane odgovore najprej prekopirate in jih potem prekopirate v nov obrazec.
10. Imam težave pri določanju stopnje izobrazbe udeležencev mobilnosti. Kam spadajo naslednje:
- inženirji 1. stopnje – višješolski študij (2 leti študija)
- diplomirani inženirji – visokošolski (3 leta študija)
- univerzitetni diplomirani inženirji (4 leta študija) ?
Stopnje so:
- inženirji 1. stopnje – višješolski študij (2 leti študija): ISCED 5-6
- diplomirani inženirji – visokošolski (3 leta študija): ISCED 5B
- univerzitetni diplomirani inženirji (4 leta študija) : ISCED 5A D1 3T 05
11. Včeraj smo poslali enemu od udeležencev mednarodne izmenjave po sistemu Mobility Tool obrazec za izpolnitev njegovega poročila, vendar ga še ni dobil. V našem sistemu ima ta udeleženec v zavihku zahteva za poročilo status ZAHTEVAN.
Ko zahtevate poročilo, morate nekaj časa počakati (max. 30 min), da se poročilo generira.
Če udeleženec mobilnosti poročila v roku enega dneva ne prejme na svoj elektronski, je potrebno preveriti, če je bil elektronski naslov udeleženca pravilno zapisan v sistemu. Če je pravilno zapisan, ima koordinator še drugo možnost posredovanja obrazca in sicer shrani obrazec za udeleženca na svoj računalnik in ga posreduje udeležencu kot priponka.
12. Udeleženka mobilnosti je poskušala oddati poročilo v priponki, pa ji napiše ERR – 03.
Kot je razvidno v sistemu je bilo njeno prvotno poročilo zavrnjeno in je po elektronski pošti prejela nov obrazec oz. novo povezavo na obrazec za poročanje. Gospa mora izpolniti poročilo, ki ga je prejela v novem mailu in ne sme dopolnite tega, ki ga je oddala prvotno. Se pravi, odpre zadnji mail, klikne na povezavo, se ji odpre nov obrazec in ga izpolni.
Možno pa je tudi, da je računalnik tako zaščiten, da oddaja poročila ni mogoča. V tem primeru kontaktirajte administratorja.
13. Nikakor ne morem vnesti podatkov za proračun udeležencev – za pot in bivanje. Kakorkoli poskušam, dobim odgovor: potovanje ni številčna vrednost, bivanje ni številčna vrednost ...
Namesto vejice uporabite piko pri necelih številih. Npr. 523,28 zapišite kot 523.28.
14. Ali mora biti finančno poročilo končano preden se lotim končnega?
Najprej morate imeti vse podatke v orodju. Vsa poročila posameznikov potrjena, vse finance vnesene in nato lahko pripravite obrazec. Vsi podatki se prenesejo v obrazec.
Finančni del poročila je del končnega poročila. Pogoj za pripravo obrazca za končno poročilo je, da so vsi podatki o mobilnostih (podatki o udeležencih, partnerjih, mobilnostih, finance in vsa poročila udeležencev morajo biti potrjena).
15. Kaj pomenijo statusi pri poročilih udeležencev?
Statusi poročila imajo lahko različne vrednosti:
- ZAHTEVAN – pogodbenik (upravičenec) je zahteval pripravo poročilo za udeleženca. Mobility Tool sprejme zahtevo in pripravi poročilo.
- OBVEŠČEN PO E-POŠTI – poslano je bilo elektronsko sporočilo udeležencu s povezano na obrazec za poročanje
- ODDAN – udeleženec je uspešno oddal svoje poročilo (kot PDF obrazec)
- BRANJE PODATKOV – Mobility Tool bere podatke, ki jih je prejel od udeleženca
- NA ČAKANJU – poročilo udeleženca je bilo oddano in čaka pogodbenika, da pregleda poročilo in se odloči, ali ga odobri (sprejme), zavrne ali vrne v dopolnitev.
- SPREJET – poročilo udeleženca je bilo odobreno s strani pogodbenika (upravičenca)
- ZAVRNJENO – poročilo udeleženca je bilo zavrnjeno s strani pogodbenika
- NESKLADNI PODATKI - podatki pri mobilnosti, mobilnostni izkušnji ali udeležencu so se po pripravi poročila spremenili. Potrebna bo ponovna pripravi poročila. Poročilo pripravljeno pred tem bo neveljavno.
- NAPAKA – napaka pri pripravi poročila za udeleženca. Obrnite se na nacionalno agencijo (mt@cmepius.si) in jim sporočite težavo.
16. Nekateri udeleženci mobilnosti so po elektronski pošti dobili mail, v katerem naj bi bil v priponki obrazec za poročilo, a priponke ni bilo.
Udeleženci ne prejmejo obrazca v priponki ampak povezavo (spodaj je to povezava Shrani PDF na obrazec). Dokument shranijo na svoj računalnik in nato ga izpolnijo.
17. Kontaktna oseba, navedena v prijavnici, žal v projektu ne more sodelovati, zato smo določili novo. Pri prijavi v sistem ECAS smo za podatek spremenili. Pri poskusih vstopa v Mobility Tool pa se pojavi sporočilo, da vloga te osebe v operaciji ni prepoznana.
Dostop do orodja je vezan na elektronsko pošto koordinatorja. V kolikor pride do tega, da se doda/spremeni nova oseba, jo mora »stari« koordinator dodati v orodju, šele potem koraku ima novo oseba dostop do orodja.
18. V orodju MT sem poskusila spremeniti telefonsko številko, pa ne morem shraniti sprememb. Ne glede na vpis se izpiše, da je številka narobnega formata, tudi če ne spremenim nič in skušam shraniti spremembe, se izpiše isto.
Podatki se pri prenosu v orodje ne preverjajo. Če pa želite kaj spremeniti, vas sistem opozori na nepravilen format. Pri telefonskih številkah morajo biti samo številke (brez plusov, oklepajev,…).