Leonardo da Vinci prenos inovacij
1. avtorske pravice
Finance :
1. stroški dela
2. plačila
3. dokazila
4. Stroški za zunanje izvajalce
5. Denarni tok
6. Oprema
Če ne najdete odgovora na vaše vprašanje, nam ga lahko pošljete na elektronski naslov: leonardo@cmepius.si.
VSEBINSKA IZVEDBA PROJEKTA
1. Avtorske pravice
VPRAŠANJE:
Kako je urejeno lastništvo rezultatov projekta?
Pogodba o financiranju projekta, sklenjena z Nacionalno agencijo, v splošnih pogojih, člen II.3, določa, da se lastništvo rezultatov projekta, vključno z industrijskimi pravicami intelektualne lastnine ter poročili in drugo dokumentacijo z njimi v zvezi, prenese na pogodbenika.
Lastništvo oziroma uporabo rezultatov in njihovo komercializacijo morajo partnerji sami urediti med seboj.
Nacionalna agencija in Evropska komisija imata pravico, da neomejeno uporabljata rezultate projekta, predvsem z namenom prikazovanja ali razširjanja, kot se jima zdi primerno, pod pogojem, da tovrstna uporaba ne krši načela zaupnosti ali predhodno uveljavljenih industrijskih pravic in pravic intelektualne lastnine.
FINANCE
1. Stroški dela (staff costs)
VPRAŠANJE :
Kateri stroški dela se upoštevajo kot upravičeni? Eden od naših partnerjev nam je poslal obračun stroškov dela, ki presega najvišje dnevne tarife za stroške osebja, ki so bile določene z razpisom in smo jih upoštevali pri pripravi finančnega načrta v prijavi.
Stroški dela, ki se priznajo za povračilo, so določeni s pogodbo o sofinanciranju projekta, sklenjeno z Nacionalno agencijo. V splošnih pogojih, člen II.14.2., je določeno, da se »the cost of staff assigned to the action, comprising actual salariesplus social security charges and other statutory costs included in the remuneration,provided that this does not exceed the average rates corresponding to the beneficiary's usual policy on remuneration«.
Upravičeni stroški dela (»staff costs«) na projektu se izračunavajo v skladu z nacionalnimi pravili. To pomeni, da se način izračunavanja stroškov dela med partnerji iz različnih držav lahko razlikuje. Znesek, ki ga bo pogodbenik uveljavljal za povračilo pri končnem poročilu bo Nacionalna agencija preverila na podlagi realiziranih delovnih dni in dejanskih dnevnih zneskov. Kot upravičen strošek se bo priznal dejanski strošek plač, vendar največ do vrednosti izračunane iz realiziranih delovnih dni pomnoženo z maksimalnimi upravičenimi dnevnimi tarifami za stroške osebja določenimi z razpisom*.
Stroške osebja preračunate na podlagi dejanskih stroškov v obdobju enega leta (ali prvega poročevalskega obdobja, če je projekt krajši od 24 mesecev).
Vključujejo vse zakonsko predpisane davke in prispevke, regres, prehrano in prevoz na delo ter druge z zakonom določene prispevke (npr. kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za javne uslužbence). Ne vključuje pa nobenih bonitet, kapitalskih dobičkov itd. Prav tako boleznina nad 30 dni ni upravičen strošek, ker ne bremeni delodajalca, v naši državi je povrnjena s strani ZZZS. Za ostale partnerje velja upravičenost po enakih načelih, torej v skladu z nacionalno zakonodajo in internimi pravili organizacije-partnerice.
Primer izračuna dejanskih dnevnih zneskov za partnerja iz Slovenije, na mesečni ravni za obdobje(oktober 2012 - oktober 2013):
Zaposleni je na tem projektu v tem letu delal 40 % svojega delovnega časa, letni stroški dela so znašali 26.940 EUR.
V tem obdobju je zaposleni delal npr. 220 delovnih dni, torej njegova dnevna postavka znaša 122,45 EUR.
Če je njegova obremenitev na projektu 40%, potem so stroški dela na letnem nivoju, na tem projektu, v višini 10.776 EUR in so ustrezno razporejeni po mesecih.
* Razpis programa za Vseživljenjsko učenje za leto 2013: “Table 5e: Lifelong learning Programme – Maximum eligible daily rates for Staff costs – Projects, Networks, Accompanying measures, Studies and Comparative Research”
** 3 ZOFVI _ Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja.
VPRAŠANJE :
V projekt so vključeni tudi učitelji srednjih poklicnih šol, ki v okviru rednega izvajanja pouka testno uporabljajo metode poučevanja, razvite na projektu. Ali lahko stroške dela iz rednega delovnega razmerja, ki se financirajo iz nacionalnega proračuna, v deležu vezano na izvedbo projekta, uveljavlja na projektu kot sofinanciranje?
Odgovor na to vprašanje ni enostaven, zato v nadaljevanju podajamo daljšo obrazložitev, v katerih primerih se stroške dela učiteljev lahko uveljavlja na projektu kot sofinanciranje.
Uveljavljanje stroškov dela učiteljev na EU projektu je posebnost, ki izhaja iz načina obračunavanja tedenskega polnega delovnega časa učitelja, saj se le-ta meri posredno preko njihove tedenske učne obveznosti, ki je definirana v ZOFVI**. Polni delovni čas učitelja predstavlja delovno obveznost učitelja, ki obsega poleg pouka in drugih oblik organiziranega dela z dijaki tudi pripravo na pouk, popravljanje in ocenjevanje izdelkov in drugo delo, potrebno za uresničevanje izobraževalnega procesa.
V skladu z EU pravili so neupravičeni stroški vsi, ki jih prijavitelj prijavi in krije z drugo akcijo ali delovnim programom, za kar prejme dotacijo iz EU sredstev oziroma kateregakoli drugega vira. S tega vidika se učna obveznost ne more uveljavljati kot
upravičen strošek projekta, ker bi jo učitelj na šoli opravljal ne glede na to ali bi bil
vključen v projekt ali ne. Na projektu se lahko uveljavlja stroške dela vezane na pripravo na pouk in drugo delo, potrebno za uresničitev izobraževalnega programa.
Izhajajoč iz zgoraj navedenega, se na projektu Leonardo da Vinci, Prenos inovacij, kot upravičen strošek lahko uveljavljajo stroški dela učiteljev, povezani z izvedbo projekta v okviru priprave na pouk in drugo delo, ne pa v okviru učne obveznosti. Kot dokazilo stroškov dela je potrebno voditi časovnice, iz katerih je po dnevih vidno število ur delovne obveznosti učitelja, koliko od tega znaša učna obveznost ter koliko ur je bilo opravljenih na projektu.
Primer glave tabele za vodenje časovnice o opravljenem delu učitelja na projektu:
Datum
Delovna obveznost učitelja v urah;
Učna obveznost;
Priprava na pouk,popravljanje in ocenjevanje izdelkov;
drugo delo.
Skupaj
Število ur delovne obveznosti, opravljene na projektu.
2. Plačila
VPRAŠANJE:
Kdaj smo upravičeni do nakazila drugega predplačila? Realizacija katerih stroškov se upošteva: celotni stroški ali samo tiste, ki se sofinancirajo iz dotacije?
V skladu s pogodbo člen I.4.2 lahko pogodbenik zaprosi za drugo predplačilo, ko porabi vsaj 70% prvega predplačila. Če upoštevamo, da je bilo prvo predplačilo 40 % vrednosti celotne dotacije in, da mora pogodbenik zagotoviti 25 % sofinanciranje, potem je pogoj, za nakazilo drugega predplačilo realizacija vsaj 28 % celotnih stroškov projekta, kot so ovrednoteni v pogodbi, člen I.3.1. Če pogodbenik vloži zahtevek za drugo predplačilo preden realizira vsaj zgoraj omenjeno porabo sredstev se vrednost drugega predplačila (40 % vrednosti dotacije) zmanjša za še neporabljen del prvega predplačila.
3. Dokazila
VPRAŠANJE:
Kaj pomenijo »certificirane kopije računov«?
Certificirana kopija dokumenta je kopija originala dokumenta, ki jo potrdi pogodbenik s podpisom pristojne osebe in svojim žigom. Pristojna oseba je lahko vodja projekta, finančni delavec, računovodja,… - oseba, ki je preverila, da je kopija enaka originalu.
Kratka navodila za izpolnjevanje tabel finančnega poročila Leonardo da Vinci – Prenos inovacij
Vnos v tabele
V tabeli J.1(a+b+c) mora znesek v stolpcu »Actual income« predstavljati celoten predviden prihodek projekta, tudi tisti del, ki ga še niste dobili. Zato je potrebno pravilno izpolniti tabelo J.2c in sicer tako da:
- V stolpec »LDV contributin (LDV)« vnesete znesek celotne vrednosti pogodbe s partnerji za Leonardo da Vinci sredstva.
- V tabelo J.2c vpišete tudi podatke za pogodbenika – v stolpec »LDV contributin (LDV)« vnesete preostanek sredstev, dodeljenih pogodbeniku, v stolpec »Amount paid (EUR)« pa znesek, ki ste ga že izplačali za plače in vašim partnerjem.
Skupni seštevek stolpca »LDV contribution (LDV)« mora biti enak znesku dodeljenih Leonardo da Vinci sredstev.
V tabelo J.2(a+b) je potrebno navesti tudi 25% prihodkov za sofinanciranje, ne glede na to ali so že bili prejeti ali ne. Izpolniti je torej potrebno vrstice »I. Grants - National Support ali - Regional Support« itd. odvisno od tega, od kje je sofinanciranje. Prihodki morajo biti enaki stroškom projekta (vrstica TOTAL (I + II) mora biti enaka vrstici TOTAL (III + IV) .
4. Stroški za zunanje izvajalce
VPRAŠANJE
Katere stroške uvrstiti med stroške zunanjih izvajalcev in katere med druge stroške?
Stroški za zunanje izvajalce (Subcontracting costs) pridejo v poštev, ko nihče izmed konzorcijskih partnerjev ne more izvesti določenega dela projekta ali delovnega paketa. Ob tem moramo biti pozorni, da management in administriranje projekta ne smemo dati v izvajanje zunanjim izvajalcem. Tega mora obvezno izvesti eden od konzorcijskih partnerjev. Zunanjega izvajalca izberemo na podlagi najugodnejše ponudbe oz. v skladu z internimi pravili organizacije, ki upošteva tudi Zakon o javnem naročanju (če ste javna organizacija) in z njim sklenete pogodbo, v kateri so poleg stroškov za opravljeno delo, opredeljeni tudi drugi stroški (stroški za poti). Možno je tudi, da izvajalec izstavi le račun na katerem je specificirana storitev, ki jo je opravil.
Drugi stroški (Other costs) pridejo v poštev, ko nastale stroške ne moremo umestiti v nobeno od drugih kategorij stroškov in so neposredno povezani z nalogami, ki jih narekujejo obveznosti iz sporazuma o dotaciji (diseminacija, informiranje javnosti, evalvacija projekta, prevodi, revizija, reprodukcija materialov, najem poslovnih prostorov za organizacijo partnerskih srečanj, postavitev spletne strani,…)
5. Denarni tok
VPRAŠANJE
Ali lahko plačamo račun po zaključku obdobja določenega s sporazumom?
Da, če so bile aktivnosti izvedene v obdobju upravičenosti stroškov. Upravičenost stroškov je vezana na datum opravljene aktivnosti, dobave blaga oz. opravljene storitve.
6. Oprema
VPRAŠANJE
Ali lahko kupimo računalnik za administriranje?
Računalnik za administriranje lahko kupite in ga uvrstite med indirektne stroške, ne morete pa ga uvljavljati v postavki za opremo.
© 2007-2012 CMEPIUS Slovenija. Vse pravice pridržane.