Od ideje do projekta

Krilatica »Evropski projekt« se je začela v Sloveniji v zadnjih letih splošno uporabljati. Po začetnem obdobju prilagajanja projektnega in institucionalnega financiranja, prvih začetkih mednarodnega sodelovanja, promocije rezultatov in porabe sredstev se zdaj začenja obdobje večje konkurence med prijavitelji (po številu in kakovosti prijav) in višjih pričakovanj glede učinka projektov. Zato priporočamo skrbno in temeljito pripravo projekta.

Projekt
Priprava
Od oddaje do odobritve
Po odobritvi
Vmesno poročilo
Spremljanje projekta
Vrednotenje projektnih rezultatov in projekta
Valorizacija
Zaključevanje

Projekt

Projekt sestavljajo točno določene naloge, ki so načrtovane z namenom doseči opredeljen cilj v  določenem časovnem obdobje. Njihov cilj je lahko ustvariti oprijemljiv rezultat (npr. učbenik, učni pripomoček, napravo ali izdelek) ali izvesti določene aktivnosti (npr. posvet, konferenco, forum), izmenjati izkušnje itd. v obsegu omejenih finančnih sredstev, ki so na voljo za ta projekt.

Smiselno je, da projektno delo podpira razvoj in aktivnosti organizacij, ki so v projekt vključene. Zato morajo biti cilji in rezultati projekta skladni s poslanstvom in ambicijami vključenih organizacij. Določanje ciljev in rezultatov projekta je odvisno od razpoložljivih virov. Med vire poleg finančnih sredstev uvrščamo tudi človeške vire (znanje, izkušnje, razpoložljivost strokovnjakov), razpoložljive pripomočke, opremo, zunanje (pod)pogodbenike in izvajalce.

Pri načrtovanju uspešnega projekta je potrebno treba izvajalcem nameniti dovolj časa in sredstev, da bodo lahko projekt kakovostno izvedli. Pomemben vidik je kakovost projekta oziroma vsebin, ki se razvijajo. Kakovosti projekta ne moremo zagotavljati naknadno – ključna sta dobra in pravočasna priprava in izvedba projekta, ki vključuje vse udeležence v projektu.

Priprava

Priprava naj se začne vsaj 6 mesecev pred predvideno prijavo in postopno stopnjuje do prijavnega roka. Začne naj se po pritrdilno odgovorjenih naslednjih vprašanjih:

• Ali lahko s sodelovanjem v projektu zvišamo raven kakovosti dela naše organizacije?
• Ali nam mednarodno sodelovanje lahko koristi?
• Ali bi bili pripravljeni vložiti lastna sredstva in/ali delo v pripravo in izvedbo projekta?
• Ali bodo koristi izvedbe projekte obstajale tudi po obdobju izvajanja projekta?

Naslednji korak je pripraviti projektno idejo, kar ne pomeni navedbo le enega pametnega stavka. Priprava vsebuje razmišljanje, raziskovanje tematike, usklajevanje in sodelovanje pred oddajo prijavnega obrazca.

Pomembno je, da ne pišemo projekta v prijavnico in ga šele takrat prvič opredelimo. Ko začnemo, je treba uporabiti preproste pristope, ki pomagajo opredeliti dejavnosti, cilje, vsebine in vloge partnerjev ter projektno dinamiko (npr. miselni vzorec, razpredelnice, logični okvir, ganttovo tabelo). Projekt nato prevedemo v prijavni obrazec. Boljša priprava je podlaga za kakovostno prijavo, s katero se zagotovi več možnosti za odobritev projekta in večji učinek same priprave. Čas si je treba vzeti tudi za samo izpolnjevanje obrazca. Na voljo je finančna podpora je na voljo v okviru pripravljalnih obiskov, s katerimi lahko spoznate svoje prihodnje partnerje in se osebno dogovarjate o projektnih dejavnostih.

Zelo pomembno je, da se v pripravo projekta vključijo (oz. obveščajo) tudi ključni deležniki, ciljne skupine in partnerji projekta, ki so ključni pri doseganju ciljev projekta za trajnostni razvoj na področju izobraževanja in usposabljanja ter lahko prispevajo k nadaljevanju dejavnosti oziroma uporabi vsebin, razvitih v projektu. Za ciljne skupine in deležnike je smiselno predvideti aktivnosti in priložnosti za aktivno udeležbo v projektu.

Med pripravo projektov se lahko z vprašanji obrnete na koordinatorje akcij z nacionalne agencije za svetovanje o pripravi prijave, vendar je treba upoštevati dejstvo, da imajo nekatere akcije zelo veliko število prijav in so lahko priložnosti za svetovanje časovno in drugače omejene.

Od oddaje do odobritve

Po zaključenem roku zbere nacionalna agencija vse prijave neke akcije in izvede preverjanje upravičenosti. Merila upravičenosti so vsako leto določena v razpisu (nacionalna pravila) in jih je treba upoštevati, saj se lahko v nasprotnem primeru zgodi, da je projektna prijava zavržena zaradi neizpolnjevanja pogojev. V nekaterih primerih poziva nacionalna agencija k dopolnitvam, pri čemer mora prijavitelj v dveh delovnih dneh posredovati ustrezno dopolnitev.

Prijave, ki izpolnjujejo merila upravičenosti, se ocenijo tudi vsebinsko, kar izvedeta vsaj dva zunanja in neodvisna ocenjevalca po skupnih evropskih merilih. Ocenjevalna merila so objavljena na spletni strani CMEPIUSa in jih je smiselno prebrati, saj pomagajo piscu projekta razumeti, kako se razumevajo merila in orodja, ki jih bodo ocenjevalci uporabljali. Prijave so manj ustrezne, če niso povezane, dokončane in dosledne, če zgrešijo podprogram glede na tematiko projekta, če ne vsebujejo odgovorov na vsa vprašanja v prijavnici, če ne navajajo in opisujejo vseh dejavnosti projekta, če površno opisujejo pomembne vidike izvajanja projekta ter precenjujejo in pretiravajo pri stroških izvajanja projektov.

Za odobritev ali zavrnitev projektov je ključna vsebinska ocena. Ker so sredstva omejena in število prijav večje, kot jih je možno odobriti, so nekatere prijave včasih neuspešne. Vsak prijavitelj prejme sklep o rezultatih prijave, ki določa, ali je bila prijava sprejeta ali zavrnjena. Sprejeti prijavitelji se po prejetju sklepa začnejo pripravljati na delo in sodelovanje s partnerji. Upravičenost stroškov, obveznosti in dejavnosti projekta so določene v pogodbi.

Kadar prijava ni uspešna, je smiselno preučiti, katera področja projekta je potrebno izboljšati, katere pomanjkljivosti navaja ocenjevalec in kaj svetuje. Do naslednjega roka se lahko posvetujete z nacionalno agencijo in izboljšate prijavo za naslednji rok. Velikokrat se zgodi, da prijava prvič ni uspešna, vendar je uspešna drugič ali tretjič. Pomembno je, da prijavitelj ne odneha.

Na nacionalni agenciji se zavedamo, da potrebujejo novinci malo več pomoči, zato si prizadevamo pomagati in v razpisih upoštevamo nacionalne prednostne cilje. To pomeni, da imajo prijavitelji, ki se prijavljajo prvič, in organizacije, ki so iz regij z malo ali brez odobrenih projektov, več možnosti za dodelitev projekta.

Po odobritvi

Po odobritvi prijave je treba pričakovati večji obseg dela. Izvajanje celo najpreprostejše oblike projekta je zahtevno, zlasti če vključuje mednarodno sodelovanje. Še zahtevnejše je, če se s partnerji ne poznate ter niste usklajevali delovnih programov in vsebin. Po podpisu pogodbe posreduje nacionalna agencija, kot predplačilo, ponavadi 40 % ali 80 % sredstev.

Zelo pomemben korak pri projektnem sodelovanju je prvi sestanek s partnerji, t. i. »kick-off«. Ker je prvi vtis eden od najpomembnejših dejavnikov, ki zaznamujejo medčloveške odnose, je nadaljnji potek projekta običajno odvisen od tega prvega sestanka. Ponavadi se na njih razpravlja o veliko temah. Da poteka sestanek uspešno ter da se naloge ustrezno dodelijo med partnerje in določi način njihovega izvajanja, je treba poskrbeti za dobro pripravo in koordinacijo sestanka. Vabilo naj vključuje časovni razpored sestanka. Zapisnik sestanka mora vključevati dogovore in sklepe partnerstva, Hkrati mora biti dokument, ki partnerje formalno zavezuje k izpolnjevanju izvedbenih rokov in obsega. Priporoča se tudi izdelava adreme s kontakti sodelujočih partnerjev. Udeleženci sestanka se morajo pripraviti na sestanek, strinjati z zapisnikom in vpisati na seznam prisotnosti.

Če ste koordinator projekta, ste odgovorni tudi za:
•    sprotno spremljanje izvajanja projekta,
•    učinkoviti nadzor in koordinacijo projekta,
•    obvladovanje tveganj in
•    zagotavljanje kakovosti.

Vmesno poročilo

V vmesnem poročilu med izvajanjem projekta je treba predložiti pregled dotedanjih dejavnosti, porabe stroškov in vmesnih rezultatov najprej koordinatorju, ki ga posreduje nacionalni agenciji. Priprava poročil je lahko dolgotrajna, zato se priporoča, da si izvajalec projekta vzame čas za pregled načrtovanih in izvedenih dejavnosti, pregled pogodbenih obveznosti in administrativno-finančnih pravil. Če je rezultat pregleda pozitiven, se izplača drugi obrok predplačila.

V zadnji fazi projekta je treba zagotoviti tudi kakovost končnih izdelkov in drugih rezultatov. Ni pomembna le izvedba dejavnosti, ampak tudi kakovost rezultatov in učinek projekta. Priporočamo, da si izvajalci projektov dobro ogledajo vodnik za prijavitelje, v katerem so na poljuden način predstavljene teme, povezane z vrednotenjem projektov in programa.

Spremljanje projekta

Nadzor nad izvajanjem projekta je predvsem odgovornost koordinatorja in partnerja, nacionalna agencija pa lahko izvede nadzorni obisk med in/ali revizijo po koncu izvajanja projekta.
Cilj dejavnosti nadzorovanja je zagotavljanje izvajanja dejavnosti v projektu v skladu z načrtom in cilji predvidenim v prijavi, zagotavljanje kakovostnih dejavnosti in rezultatov ter priprava ustreznih ukrepov za reševanje morebitnih zapletov. Spremljanje projekta je namenjeno tudi zagotavljanju pravilnosti izvajanja administrativno-finančnih pravil, ki jih predpisuje program. Smisel nadzora je lahko tudi spremljanje učinkov in sprememb, ki so neposredna posledica projekta.

Vrednotenje projektnih rezultatov in projekta

Evalvacija je proces v katerem se  pregledajo informacije, zbrane med spremljanjem in izvajanjem projekta, ter oblikujejo ugotovitve in ukrepi, ki bodo koristna povratna informacija za organizacijo pri nadaljnjem delu v okviru obstoječih/novih projektov, in katerem se določijo izkušnje, ki se lahko uporabijo za izboljšanje redne dejavnosti.

Podlaga za evalvacijo so:

• opredeljeni cilji projekta,
• kazalniki, s katerimi se meri, ali so bili cilji projekta doseženi,
• vzpostavljen sistem nadzora izvajanja projekta, ki zagotavlja zbiranje potrebnih informacij za ocenjevanje.

Evalvacija je stalni proces v projektu. Predvideti ga je treba že v fazi načrtovanja projekta.

Valorizacija

Pomembno se je zavedati, da je namen projektov doseči napredek, uspeh, učinek in dodano vrednost. Valorizacija ni le posamezna aktivnost v projektu, ampak tudi njen cilj.

Projektni izvajalci morajo s projekti dosegati cilje programa in trajnost rezultatov oziroma drugih dosežkov projekta.

Vrednotenje se izvaja v okviru dveh razsežnosti projekta, tj. z razširjanjem informacij in rabo/uporabnostjo rezultatov. Ne gre le za vizualno podobo (npr. uporaba logotipov, ki je tudi pomembna), ampak za načrtovano in usmerjeno posredovanje informacij, vključevanje in prepričevanje udeležencev ter zagotavljanje načinov za ohranjanje ravni rezultatov projekta (npr. financiranje usposabljanj, vzdrževanje in posodabljanje spletnih strani, sodelovanje z mednarodnimi partnerji, promocija uporabnikom). Več o valorizaciji lahko preberete v Vodniku za prijavitelje.

Zaključevanje

Projekti trajajo najpogosteje dve leti. To je razmeroma dolgo obdobje, ki pa se ob izvajanju drugih dejavnosti običajno hitro izteče. Pomembno je, da se pri prijavi na projekt zavedamo, da so pozitivni učinki dolgotrajnejši, kot je samo obdobje financiranja, ter da so lahko uspešna referenca pri kolegih.

Ob koncu projekta je potrebno posredovati končno poročilo. Najpogosteje je končno poročilo razdeljen na vsebinski in finančni del. Smiselno je, da se začne pripravljati pred iztekom projekta. Pri vsebinskem pisanju je pomembno napisati dobro besedilo, ki povzame cilje postavljene ob začetku, dosežke in omejitve pri izvajanju projekta. Poročanje naj bo natančno in koncizno.

Finančno poročanje je tisto, kar je najpogosteje najbolj naporno in zamudno. Od oblike financiranja (pavšalno ali dejansko) in od finančnih pravil je odvisno kako se poročilo posreduje. Če je koordinator projekta odgovoren za finančno poslovanje celotnega projekta in partnerjev, se delo za končno poročanje začne s prvim dnem projekta.

Po koncu projekta mora vsak izvajalec dokumentacijo hraniti še vsaj 5 let po končnem nakazilu, odgovarjati mora na morebitna vprašanja, ankete in se odzivati na vabila za sodelovanje na mednarodnih ali nacionalnih tematskih srečanjih. Odlično izvedeni projekti se lahko nagradijo in/ali izpostavijo kot primer dobre prakse.

Več natančnejših pripomočkov in nasvetov najdete v vodniku za prijavitelje in v Knjižnici.